******章  运行软件

1、依次点击“开始”、“所有程序”、“三晋兰台数字化质检系统”、“三晋兰台诉讼档案数字化质检系统V1.0”或者双击桌面上的“三晋兰台诉讼档案数字化质检系统V1.0”快捷方式即可进入系统。

2、系统默认用户名为admin，密码默认为admin。如下图所示：

3、单击“登录”按钮，即可进入软件。如下图所示：

第二章  全宗定义

1、依次点击”系统管理“、"全宗定义”，即可出现如下图所示：

2、修改全宗。点击全宗记录，单击工具栏上的“修改”按钮，在窗口的上方，输入新的全宗名、全宗号，单击“保存”按钮即可，如下图所示：

注意：当前系统为单全宗管理，不可以删除全宗。

第三章   档案管理

档案管理模块可以实现对档案的登记、查询、打印，在系统主界面的左侧功能区，即可看到档案管理的模块，分别为：定义档案模板、档案库管理、档案著录、档案检索，如下图所示：

3.1    定义档案模板

本模块功能主要实现：档案所需输出报表的定义（包括增加、删除和修改）、排序设置、档号生成规则定义等相关功能，是档案管理的核心及基础模块。界面如下图所示：

3.1.1    增加删除节点

节点管理类似于计算机的文件夹管理，用户可以根据自己的需求来定义各个节点，每一层节点下还可以根据需要再定义下一层节点。如果将所有定义好的节点全部展开，就是一个树形结构。

用户可以在此将档案进行简单的分类管理，并为每个节点命名。如******层节点命名为“三晋兰台”，第二层节点命名为“文书”、“会计”等。

1、增加节点

依次点击“档案管理”、“定义档案模板”，并点击窗口上方的“增加节点”按钮，弹出的界面如下图所示：

在子节点名称下方的框中输入“文书档案”后，单击“确定”按钮即可增加节点，如下图所示：

       用鼠标选中“科技”节点，单击增加节点，再次输入子节点名称“基建”后，单击“确定”按钮，这样便定义了档案的两层节点，同理可以增加“设备”等节点，如下图所示：

2、修改节点

      当用户发现所创建的节点名称需要修改时，用鼠标选中相应的节点，右键鼠标，选择“重命名”命令，确定修改后单击“是”按钮，弹出如下界面：

输入新的节点名称后，单击“确定”按钮即可对节点重命名。

3、删除节点

进入定义档案模板界面后，展开树形结构，选中所要删除的节点，点击窗口上方的“删除节点”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮，即可删除节点，点击“取消”按钮则停止删除节点。

注意：

          删除节点一定要谨慎操作，在删除节点的同时会删除：

       如果所删除的节点包含有子节点，则会删除所有的子节点；

       如果所删除的节点下包含有档案库，则同时会删除当前节点下的档案库，还会删除所对应的关联表及档案库所对应的档案数据，如报表设置、排序设置、档号规则等。

4、移动节点

       进行定义档案模板界面后，展开树形结构，选中需要移动的节点；

       按住鼠标左键不放，拖动鼠标，并将出现的移动图标置于目标节点名称上方后，放开鼠标，在弹出的窗口中单击“确定”按钮则会移动节点，单击“取消”按钮则停止移动节点。如下图所示：

3.1.2    报表维护

用户可以通过此功能来增加每一种档案类型所需打印的报表，将报表与对应的档案库进行关联，同创建档案库相同，系统同样提供了一些报表的模版库，用户可以通过双击操作来增加需要的报表。

进入定义档案模版界面，展开树形结构，点击档案库名称，点击“报表维护”标签；界面如下图所示：

在报表模版库中用鼠标双击与需求***接近的报表模版图标即可；

同样的操作可以增加其它需关联打印的报表；

1、新建报表：

进入定义档案模版界面，展开树形结构，点击档案库名称，点击“报表维护”标签；

点击报表模版库下方的“新建”按钮；系统将弹出下图所示对话框：

在“报表名称”下输入报表名称后，单击“新建”按钮即可创建新报表。

2、修改报表：点击需修改格式的报表图标，点击图标上方“修改”按钮，即可进入报表格式修改界面；

3、删除报表：点击需删除的报表图标，点击图标上方“删除”按钮，并在弹出的对话框中点击“确定”按钮即可删除；

4、替换报表：点击需替换的报表图标，点击图标上方“替换”按钮，并在弹出的对话框中选择需要的报表后，点击“打开”按钮即可；

注意：报表修改结束后，需点击图标上方的“保存”按钮。

5、设置打印报表时的查询字段：打印报表时，用户可以设置根据哪一个著录项进行查询打印，如可以设置根据“类目号”这一著录项进行查询打印，则系统将会按此设置将惟一类目号提取依次打印。具体操作如下：

点击需设置查询打印字段的报表图标，在窗口右下方即可出现该报表所对应库中所有的著录项目；

单击所需要的查询字段前的复选框，使其出现“√”符号即可；如下图所示：

       如需设置多个查询打印字段，只需单击该字段名称前的复选框即可；

       单击右下方的“上移”、“下移”按钮，系统会在打印时根据查询字段的优先顺序进行打印；如系统可以******优先按“类目号”，第二优先按“保管期限”等。

设置完毕后，需点击图标上方的“保存查询字段”按钮。

注意：如果不设置查询字段，在打印报表时，系统会根据档案顺序进行打印。

3.1.3    排序设置

在进行数据录入或浏览时，系统可以按某一个或多个著录项进行排序显示，如******优先按“保管期限”显示，第二优先按“类目号”显示等。具体操作如下：

进入定义档案模版界面，展开树形结构，点击档案库名称，点击“排序设置”标签；

系统将把所有的著录项在窗口左侧列出来，用鼠标选中所需要的著录项，点击“>”按钮即可；如下图所示：

      如需设置多个排序字段，只需重复上述操作即可；

      单击窗口右侧的“上移”、“下移”按钮，可以表明排序时的优先级；如系统可以******优先按“保管期限”排序，第二优先按“类目号”排序等。

      设置完成后单击“保存”按钮。

3.1.4    档号规则

用户可以通过此功能来定义每一种档案类型的档号生成规则，并可以定义档号的每组成部分之间的连接符；具体操作如下：

进入定义档案模版界面，展开树形结构，选中需要进行设置的档案库节点，点击“档号规则”标签，如下图所示：

      在字段列表中将把该类型档案中所有著录项列出来，用鼠标点击需要的著录项名称，单击“>”按钮，即可将该著录项选取过来；

      在“连接符”后的输入框中，输入需要的连接符，系统默认为“-”，输入完毕后，点击输入框后的“>”按钮，即可在所选著录项后添加上连接符；

      同样的操作可以选择不同的著录项及连接符；

      双击档案字段与单击“>”按钮功能相同；

      选择完毕后，点击字段列表上的“保存”按钮，即可完成该类型档案的档号生成规则设置；

注意：不同的档案类型档号的生成规则可能不同；档号组成部分之间的连接符也可能不同；按上述操作即可设置其它档案类型的档号生成规则；

3.2    档案库管理

本模块主要功能实现：档案库的创建、删除，档案录入字段的选择等相关功能，是档案管理的核心及基础模块。界面如下图所示：

3.2.1    创建档案库

本模块主要实现：档案库的创建、删除，档案录入字段的选择、修改、删除，是档案著录的基础。

1、创建档案库

展开树形结点，用鼠标选中需要创建档案库的分类节点；

依次选择档案模板，输入档案库名称，单击“创建档案库”，如下图所示：

在弹出的对话框中单击“确定”按钮即可创建档案库，单击“取消”按钮则停止创建档案库，档案库创建成功后如下图所示：

2、删除档案库

展开树形结构，用鼠标选中需要删除的档案库节点，单击窗口上方的“删除档案库”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮即可删除档案库，单击“取消”按钮则停止删除档案库。

注意：在删除档案库时，会同时删除其所关联的表，如果档案库中有档案数据，则会同时删除档案数据，需要谨慎操作。

3.2.2    档案库字段维护

本模块主要功能实现：对档案库字段的添加、修改、删除，档案录入字段的选择。

1、添加字段

      展开树形结构，用鼠标选中需要进行维护的档案库，则在窗口右方出现当前档案库中的所有字段；

      单击窗口右侧的“添加”按钮，在窗口的下方依次输入新字段名称、类型、长度、是否显示；

      检查新字段内容无误后，单击窗口下方的“应用”按钮，在弹出的窗口中选择“确定”按钮即可创建新字段，单击“取消”按钮则停止字段的添加。

2、修改字段

       展开树形结构，用鼠标选中需要进行维护的档案库，则在窗口右方出现当前档案库中的所有字段；

       选中需要修改的档案字段，单击窗口右侧的“修改”按钮，在窗口的下方会将当前字段的相关信息显示出来，对字段信息进行修改；

        检查修改字段内容无误后，单击窗口下方的“应用”按钮，在弹出的窗口中选择“确定”按钮即可修改字段信息，单击“取消”按钮则停止字段的修改。

3、删除字段

        展开树形结构，用鼠标选中需要进行维护的档案库，则在窗口右方出现当前档案库中的所有字段；

        选中需要删除的档案字段，单击窗口右侧的“删除”按钮；

        在弹出的窗口中选择“确定”按钮即可删除字段，单击“取消”按钮则停止字段的删除。

4、档案字段移动

        用于在档案数据显示及著录时字段的显示顺序；

        展开树形结构，用鼠标选中需要进行维护的档案库，则在窗口右方出现当前档案库中的所有字段；

        选中需要移动的档案字段，单击窗口右侧的“上移”或者“下移”按钮即可进行档案字段的移动；

注意：

        本系统的档案字段类型提供字符型、数字型、日期型；

        数据字典对应如保管期限、密级等常用字典信息，以提用户选择，只有在“列表显示”选中后，才可以进行数据字典的选择；

显示：选中表示在档案著录时当前字段会在录入界面显示，否则不显示。

档案模板维护为系统所提供的相应档案模板，用户可以根据相应模板创建档案库，对档案模板的维护及删除操作与档案库的维护及删除操作相同。

用户可以进行档案模板的删除，但至少需要保留一个档案模板。

3.2.3    结构复制

在对一个新档案库的结构、录入字段进行设置前，如发现与已设置完成的档案库属性相同或非常相似，则可以利用系统提供的结构复制功能来完成，而不需再进行逐项的设置，从而大大降低用户的重复劳动。具休操作如下：

进入档案库管理界面，展开树形结构，点击分类节点；

点击窗口的“结构复制”标签，如下图所示界面：

       将窗口中的左右两列的树形结构全部展开；点击左边的树形结构的已设置完成的档案库节点名称；

       点击右边的树形结构需要设置的档案库节点，在选择过程中，在窗口下方将会出现“源表”及“目标表”的名称，确保用户不会出现误操作；

       单击“开始复制”按钮，系统将会弹出“确实要做相关复制吗？”的提示，单击“确定”按钮，复制开始，单击“取消”按钮，取消复制过程；

3.3    档案著录

本模块中主要完成档案资料相关信息的著录登记等操作，系统还提供了与此相关的诸多功能，如原文显示、数据检索、著录的数据批量修改及批量删除等操作。界面如下图所示：

3.3.1    档案登记

进入系统依次点击“档案管理”、“档案著录”图标，弹出的界面如图下图所示：

      在界面中，屏幕***上面为操作工具栏，用户点击即可操作；

      按钮下的界面又分为两列，左侧为档案库的树形结构，所有用户已建立完成的档案库均在此树形结构中；右列即为数据的浏览及录入窗口；

      展开左侧的树形结构，找到需进行档案资料著录登记的档案库，并用鼠标选中使其高亮显示；

默认状态下，当前窗口处于只读状态，点击“编辑”按钮，可进行当前窗口的数据编辑，再次点击“编辑”按钮，当前窗口则又处于只读状态；

      点击主工具栏上的“录入”按钮即可进行档案资料的登记；

      数据的浏览及录入窗口有两种显示方式，系统默认为“浏览”状态，即列表式显示，用户可以通过点击本窗口***下方的“卡片”按钮进行显示状态的切换，即卡片式显示模式，如下图所示：

       界面中将把所有的并经允许显示的著录项全部显示出来，在此界面中即可对每一个著录项进行登记，用回车键可以在著录项间进行切换；

       当录入到***后一个著录项目时，按回车键，即可将上一条记录的内容复制下来，继续往下进行录入，而无需点击“录入”按钮来增加一条空白记录；

       点击主菜单下的“登记”按钮，系统将自动生成一条空记录，用户即可在此空白记录中进行新文件的登记；此空白记录默认置于整个数据库的末端；

       在进行登记时，在对以卷管理的档案库登记时，系统会自动根据档号进行关联；

       删除数据：用鼠标选中需要删除的数据，点击工具栏上的“删除”按钮，系统将把选中的记录删除；

注意：在本模块中，选择数据的快捷方式有：

v   Ctrl+A：全选

v   Ctrl+鼠标左键：分别选择

v   Shift+鼠标左键：区域选择

3.3.2    数据检索

展开树形结构，打开某一档案库，点击工具栏上的的“检索”按钮，将弹出如下对话框：

在“查找内容”框中输入需要查找的内容，如“通知”、“批复”等；

在“查找范围”中选择需要查找的字段，如“文件标题”、“文号”等；

选择“匹配方式”、“搜索方向”，单击“查找”按钮即可完成检索操作，一直单击“查找”按钮，系统会在所有的记录中查找检索内容；

3.3.3    打印报表

在此模块中，用户可以预览及打印所有档案库所关联的报表，如案卷目录、卷内目录、全引目录等档案管理中常见的报表或用户自己定义的报表等。具体操作如下所示：

依次单击“档案管理”、档案著录，展开树形结构，选中需要打印报表的档案库，单击工具栏上的“打印”按钮，弹出如下界面：

      点击需要打印的报表名称，如“归档文件目录”，使其高亮显示，则在窗口右侧的选择查询字段中会获取设置的查询字段列表；系统默认为全选，用户可以通过点击字段值前的复选框选中需要打印的数据，如下图所示：

可以只打印保管期限为“10年”的所有数据；

如果所选数据无误，点击窗口上方的“预览”按钮，即可对将要打印的报表进行预览，如下图所示：

点击上图中向左或向右的箭头，可以对预览的报表进行上下翻页；

如报表预览无误，即可点击“打印”按钮，将所需报表打印出来；打印时可以打印全部页，也可以打印指定页，如下图所示：

3.3.4    数据导入导出

进入档案著录界面，展开树形结构，选中需要导入数据的档案库。

1、数据导入

   单击工具栏上的“编辑”按钮使“导入”处于可操作状态，单击“导入”按钮，出现如下界面：

单击“Excel文件”框后的“…”按钮，选择需要导入数据的Excel文件，出现选择Excel工作区窗口；如下图所示：

  选择Excel工作区，即Excel文件中的工作表，系统会将选择的工作表中的数据及列标题头读取出来；如下图所示：

将档案库字段与Excel列名一一关联，本窗口中各关联按钮分别表示：

>：手动关联；

>>：自动关联，将档案库字段与Excel列名相同的项目自动关联；

<：手动取消关联；

<<：取消所有关联；

选择需要导入的数据，系统默认导入全部数据；

确认字段关联无误后，单击“确定”按钮即可完成数据导入操作；如下图所示：

注意：

      要导入的Excel表******行要为标题头，并且标题头中间不要有空格，如不能有“文件  标题”等；

      建议Excel表的标题头与档案库的字段名相同，这样在用户进行字段关联时，只需要自动关联即可，不用手动一一关联，节省劳动；

      如果原档案库中已经含有数据，系统会将新的数据追加到原有的数据后面；

2、数据导出

         选择需要导出的档案数据，单击工具栏上的“导出”按钮，出现如下界面：

注意：在本模块中，选择数据的快捷方式有：

Ctrl+A：全选

Ctrl+鼠标左键：分别选择

Shift+鼠标左键：区域选择

选择需要导出的字段，单击“确定”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮即可导出数据，数据导出后系统会自动为导出的Excel文件命名提示用户保存，用户也可以自定义文件名，如下图所示：

3.3.5    批量修改删除

进入档案著录界面，展开树形结构，选中需要批量操作的档案库。

1、批量修改

单击工具栏上的“批量修改”按钮，弹出如下界面：

设置需要对哪个字段进行批量修改；

选择替换方式：

替换指定字符：将所选择字段中的指定字符进行替换，如将“通知”替换为“批复”；

替换所有字符：将所选择字段中的所有字符进行替换；

输入被替换字符、新字符；

单击“确定”按钮即可进行批量修改；

2、批量删除

选择需要批量删除的数据，本模块提供了对数据的批量选择，选择数据的快捷方式有：

Ctrl+A：全选

Ctrl+鼠标左键：分别选择

Shift+鼠标左键：区域选择

单击工具栏上的“编辑”按钮，使“删除”按钮处于可操作状态；

单击工具栏上的“删除”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮即可完成批量删除。

3.3.6    电子文件管理

进入档案著录界面，展开树形结构，选中需要进行电子文件管理的档案库。

1、电子文件挂接

选中需要挂接电子文件的档案数据，单击工具栏上的“电子文件”按钮，弹出如下界面：

选择需要挂接的电子文件，可以一次选择多张电子文件，单击窗口中间的“上传”按钮即可完成电子文件的拼接，如下图所示：

电子文件挂接后，档案数据的背景颜色会发生变化，如下图所示：

2、查看原文

选中需要查看原文的档案数据，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“查看原文”命令即可查看原文，如下图所示：

3.4    档案检索

在本模块中可以进行档案数据的跨库，可大大提******案管理人员的检索效率。

依次点击“档案管理”、“档案检索”，弹出界面如下图所示：

3.4.1    选定检索

本模块默认为选定检索，即对选定档案库的选定字段进行检索；

进行档案检索界面后，展开树形结构，选定需要检索的档案库；

选定检索字段，输入检索内容；

选择匹配模式，单击“检索”按钮即可完成检索；如下图所示：

3.4.2    跨库检索

在本模块中可以进行档案数据的跨库的检索操作,可大大提******案管理人员的检索效率；具体操作如下：

进行档案检索界面后，展开树形结构，任意选定某一档案库；

在窗口右侧选中“跨库检索”复选框；

在检索内容中输入需要检索的内容，单击“检索”按钮即可完成跨库检索；

如果有检索结果，系统会在窗口的左下侧显示出包含有检索内容的档案库，选择符合条件的档案库即可查看检索结果。如下图所示：

第四章  系统管理

系统管理主要包含以下几个方面的功能：全宗定义、权限管理、日志管理等。

4.1    权限管理

本模块中可以实现对用户及其权限的设置，系统允许按角色进行权限的设置；具体操作如下；

依次点击“系统管理”、“权限管理”，建立角色，并对其分配权限。

1、添加角色

在系统中，用户可以首先定义角色，并对角色进行授权，例如，档案管理员，录入员等，不同的角色权限不同，用户可以将本单位有共性权限的人员，定义一个角色类型，这样，可以减少授权的工作量。

进行权限管理界面后，点击“添加角色”按钮，输入要新建的角色的名称，单击“确定”按钮即可创建新角色；

2、修改角色

在下拉列表框中选择需要修改的角色名称，在窗口下方对角色的权限进行修改，修改完毕后点击工具栏上的“保存设置”即可完成角色修改。

3、删除角色

在下拉列表框中选择需要删除的角色名称，单击工具栏上的“删除角色”按钮即可完成角色的删除。

4、角色授权

在下拉列表框中选择需要授权的角色名称，在窗口下方对角色赋予权限，完毕后单击工具栏上的“保存设置”按钮即可完成角色授权。

5、用户管理

在权限管理界面，单击窗口工具栏上的“用户管理”按钮，弹出的界面如下图所示：

（1）添加用户

在用户管理界面，单击“添加”按钮，输入新建的用户及其所属于的角色，然后单击“保存”按钮即可。

（2）修改用户

在用户管理界面，选择需要修改的用户信息，单击“修改”按钮，对用户的信息进行修改，然后单击“保存”按钮即可。

（3）删除用户

在用户管理界面，选择需要删除的用户，单击“删除”按钮即可完成用户的删除。

4.2    日志管理

在本模块中，用户可以查看本系统的操作情况，可以了解哪些用户曾经登录过本系统，对本系统进行了何种操作，在何时登录本系统等；

依次点击“系统管理”、“日志管理”，弹出界面如下图所示：

设置起始日期和截止日期，单击“查询”按钮，可以显示时间范围内的日志信息。

4.3   单位信息

本模块主要完成使用单位的基本信息的完善，可以让用户自定义系统主界面的背景图。如下图所示：

输入单位基本信息及系统背景图后，单击工具栏上的“确定”按钮即可完成单位信息的完善。

注意：如果更换了系统背景图后，在下次再登录系统时，主界面的背景图将会随着更换。